Month: October 2015

Økonomisk, sosial og politisk utvikling, samt kutt i offentlige budsjetter, har gjort det nødvendig å reformere reglene for offentlige anskaffelser i EU. Målet med endringene er å:

• gjøre reglene enklere og mer effektive for offentlige innkjøpere
• sørge for at man får mer for pengene i offentlig innkjøp, samtidig som man opprettholder prinsipper om innsyn og konkurranse.

Offentlig innkjøp blir mer fleksibelt

De nye reglene forenkler offentlige anskaffelsesprosedyrer og gjør dem mer fleksible. Et eksempel på slik forenkling er at leverandører kan dokumentere egnethet og økonomisk status gjennom å levere en egenerklæring i stedet for å gi full dokumentasjon slik man har måttet gjøre hittil. Kun den som vinner en konkurranse må fremlegge full dokumentasjon. Det er et mål at man skal kunne bruke en slik felles egenerklæring innenfor hele EU og EØS området. Egenerklæring er kjent som European Single Procurement Document.

På andre områder håper man at de nye reglene skal legge til rette for:

• Mer rom for forhandling mellom kontraktsmyndighet og tilbydere
• Fokus på miljø og bærekraft
• Mindre korrupsjon og favorisering ved tildelinger av kontrakter

Selv om momentene over er viktige forventes det at man vil oppnå de største effektene gjennom direktivets krav til digitalisering av anskaffelsesprosessene. Det er digitaliseringen og arbeidet som gjøres for å standardisere samhandlingen innenfor området som er spennende, og som vil kreve mye integrasjon for at målene skal nås.

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Direktivet legger opp til at anskaffelsesprosessen i sin helhet skal digitaliseres. Dette krever at hele prosessen for å gjennomføre en offentlig anskaffelse må understøttes av effektive informasjonssystemer som eksempelvis må kunne:

• Distribuere informasjon om konkurranser på web slik at alle relevante dokument enkelt kan lastes ned av interesserte leverandører uten at noen kan bestride dokumentenes gyldighet.
• på en brukervennlig måte støtte elektronisk konkurransegjennomføring uten diskriminering.
• Innhente og sammenstille informasjon påkrevd for å utstede den felleseuropeiske egenerklæringen, European Single Procurement Document.

Standardisering av anskaffelsesprosessen

For at digitaliseringen skal virke effektiviserende, og oppmuntre til samhandling på tvers av grenser innenfor EU, utarbeides det standarder for meldingsutveksling i anskaffelsesprossen. I EU så utføres dette standardiserings-arbeidet av CEN BII Workshop. For at standardene skal kunne tas i bruk må involverte systemer integreres for å kunne støtte prosessene i samhandlingen.

Anskaffelsesprosessen kan deles inn i to hovedområder for det som skjer henholdsvis før og etter en kontraktstildeling. På engelsk bruker man begrepene “pre-award” og “post-award” som vist i figuren over som er hentet fra CWA1234-104 Profile Architecture specification.

Jeg har tidligere skrevet om hvordan NHS i Storbritannia har besluttet å bruke Peppol som standard for gjennomføring av elektroniske innkjøp innenfor helsevesenet, men dette omfatter innkjøp som gjøres etter kontraktsinngåelse, såkalt “post-award”. Det man i EU og CEN BII nå tar tak i er det som skjer frem til kontraktsinndeling, “pre-award”.

CEN BII sin tilnærming til standardisering er å bygge et rammeverk for interoperabilitet som består av Informasjonsmodeller og Profiler. En CEN BII Profil er en teknisk spesifikasjon av elektronisk utveksling av forretningsdokumenter på en åpen og interoperatibel måte.  I klartekst handler dette om å beskrive hvordan en forretningsprosess (eksempelvis fakturering) skal gjennomføres ved at man beskriver reglene som regulerer en elektronisk utveksling av meldinger samt informasjonsinnholdet i disse meldingene.

For mer informasjon og eksempel kan man ta en titt på profilene som er utviklet for prosessen anbud (tendering). Det er lagt til grunn at meldingsutveksling som CEN BII standardene beskriver skal skje basert på Peppol infrastrukturen som er blitt utviklet.

Systemleverandørenes implementering av støtte for standardene

Det er ikke mange tilbydere av systemer innenfor offentlig innkjøp “pre-award”, mens situasjonen er vesentlig bedre når det kommer til “post-award” prosessene. Det er i dag slik jeg ser det fire kategorier av systemer/moduler som dekker deler av prosessene:

• Konkurransegjennomføringsverktøy: Dekker hovedsaklig “pre-award” prosessen, og er i mindre grad designet for standardisert integrasjon og samhandling med andre systemer i den totale prosessen.
• Kontraktsadministrasjonsverktøy: Dekker hovedsaklig administrasjon av kontrakter i “post-award” prosessen, og er i mindre grad designet for standardisert integrasjon og samhandling med andre systemer i den totale prosessen.
• Avropsverktøy: Dekker hovedsaklig avrop mot inngåtte kontrakter i post-award prosessen og er i noe grad designet for standardisert integrasjon og samhandling med andre systemer i den totale prosessen.
• Fakturabehandlingsverktøy: Dekker behandling av mottatte fakturaer i post-award prosessen og er i noe grad designet for standardisert integrasjon og samhandling med andre systemer i den totale prosessen.

Konkurransegjennomføringsverktøy er kanskje minst “modent” av de fire kategoriene når det gjelder integrasjon og samhandling. De nye CEN BII standardene innenfor “pre-award” er derfor betimelige da den manglende interoperabiliteten nettopp skyldes mangel på standardisering.

Det er uansett vanskelig å se hvem eller hvordan en totalløsning for “pre-award” og “post-award”, som møter kravene i CEN BII, vil kunne leveres. Vil nisjeleverandører utvide sine systemer til å dekke alle profilene i CEN BII, eller kommer ERP-leverandørene til å gå i bresjen? I det norske markedet er Visma eksempel på en aktør som kan levere alle fire moduler, og sånn sett burde være godt posisjonert for å levere en helhetlig løsning (suite). Mange av konkurrentene vil i større grad være nødt til å finne komplementære partnere, og sammen med de etablere helhetlige løsningkonsepter. De som er i ferd med å anskaffe slike løsninger bør derfor undersøke inngående hvordan potensielle tilbydere planlegger å levere tjenester og grensesnitt som understøtter standardene.

Figuren under illustrerer de fire kategoriene av systemer. Flere av løsningene i markedet overlapper hverandre når det kommer til funksjonalitet. I tillegg til disse kjernesystemene kommer også journal- og arkivsystemer, samt løsninger for statistikk og rapportering.

Det er sannsynlig at det vil ta noe tid før den integrerte samhandlingen i CEN BII vil bli en realitet, og myndighetene må sikre at aktører i markedet ikke blir ekskludert som konsekvens av digitaliseringen. Det er derfor verdt å merke seg at EU-direktivet da heller ikke foreskriver at en bestemt standard skal ligge til grunn for digitalisert gjennomføring av anskaffelser. Trolig kan “proprietære” løsninger benyttes frem til det kommer detaljert regulering av området i medlemslandene.

Oppsummering

EU og CEN BII har ambisjon om å standardisere den offentlige innkjøpsprossen fra behov til betaling. Gevinstene ved dette vil være enorme, men det er noen faktorer som vil kunne stikke kjepper i hjulet for måloppnåelse:

• Kunder og leverandører må ha tilgang til effektive verktøy som støtter Peppol/CEN BII standardene som dekker prosessene frem til kontraktstildeling (pre-award).
• Systemleverandører må investere i å videreutvikle verktøyene i markedet til å støtte CEN BII standardene som dekker prosessene frem til kontraktstildeling (pre-award).

Dette er en klassisk høna-egget situasjon som vil kreve tydelige drivere som utløser en tilstrekkelig investeringsvilje til at man kommer i gang.